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Bearbeiten von exportierten Daten

Sie können aus Ihrem Shop exportierte Daten wie Produkte mit einem externen Programm bearbeiten. In der Regel bearbeiten Sie Dateien im Format CSV.

Das Bearbeiten von exportierten Dateien mit einem externen Programm ist recht kompliziert und fehleranfällig. Lesen Sie diesen Beitrag deshalb sorgfältig durch, bevor Sie eine Datei bearbeiten und wieder importieren.
Wir empfehlen für das Bearbeiten von exportierten Dateien im CSV-Format das kostenlos erhältliche Programm LibreOffice Calc. Von Microsoft Excel raten wir in diesem Fall ab, weil Excel die Formatierung der Daten ändern kann. Dies kann dazu führen, dass Sie den kompletten Datenbestand nicht mehr nutzen können.

Wie sind CSV-Dateien aufgebaut?

CSV-Dateien sind unabhängig von der Art der Daten immer gleich aufgebaut. Die erste Zeile enthält die Namen der Spalten. Beginnend mit der zweiten Zeile folgen die eigentlichen Inhalte. Jeder Datensatz (zum Beispiel jedes Produkt) wird in einer neuen Zeile dargestellt.

Wenn Sie eine CSV-Datei mit einem externen Programm wie LibreOffice Calc öffnen, werden die Daten automatisch in Spalten sortiert. Bei Produkt-Exportdateien sind dies zum Beispiel der Name des Produkts oder der Preis. Die Zeilen enthalten die einzelnen Datensätze, also zum Beispiel einzelne Produkte.

Bei CSV-Dateien ist außerdem folgendes zu beachten:

  • Wenn Sie in einer bereits existierenden Zeile die Werte ändern und die Datei dann wieder in Ihren Shop importieren, werden die entsprechenden Werte in der Datenbank Ihres Shops durch die Werte aus der Importdatei ersetzt.
  • Sie sollten Spalten nur in Ausnahmefällen löschen, weil dadurch schnell Fehler entstehen können. Wenn Sie eine Spalte löschen und die Datei in Ihren Shop importieren, werden die Werte der gelöschten Spalte in der Datenbank Ihres Shops nicht geändert.
  • Ändern Sie auf keinen Fall die Überschriften in der ersten Zeile. Alle anderen Zeilen dürfen von Ihnen geändert werden.
  • Fügen Sie keine neuen Spalten hinzu. Neue Zeilen (und somit neue Objekte wie etwa Produkte) können Sie aber hinzufügen.
  • Sie dürfen die Reihenfolge der Spalten ändern.
  • Weil manche Exportdateien sehr viele Spalten enthalten, können sie recht unübersichtlich sein. Sie können mit Calc und ähnlichen Programmen nicht relevante Spalten ausblenden. Diese sind weiterhin vorhanden, werden Ihnen aber nicht mehr angezeigt.
  • Sie können mit Hilfe von Exportdateien keine Datensätze löschen. Das müssen Sie immer im Administrationsbereich Ihres Shops erledigen.

Wie bearbeite ich CSV-Dateien mit der Tabellenkalkulation LibreOffice Calc?

  1. Exportieren Sie eine CSV-Datei im Administrationsbereich Ihres Shops und speichern Sie sie auf Ihrem Computer. Weitere Informationen finden Sie unter Export von Daten.
  2. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Datei an.
  3. Starten Sie LibreOffice Calc beziehungsweise öffnen Sie ein neues LibreOffice-Calc-Tabellendokument.
  4. Öffnen Sie die exportierte Datei in Calc.
  5. Nun müssen Sie einige Einstellungen zur Formatierung der Datei vornehmen.
    Einstellung Beschreibung
    Zeichensatz Wählen Sie den Zeichensatz, mit dem Sie die Datei vorher im Administrationsbereich Ihres Shops exportiert haben.
    Ab Zeile Lassen Sie hier den Wert 1 eingestellt.
    Trennoptionen Wählen Sie Getrennt und das Trennzeichen, mit dem Sie die Datei vorher im Administrationsbereich Ihres Shops exportiert haben (in der Regel Semikolon). Der Zeichenketten-Trenner sollte auf “ eingestellt bleiben.
  6. Wählen Sie Ok.
    Die Datei wurde geöffnet. Sie können sie nun bearbeiten.
  7. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei.

Sie können die Datei jetzt in Ihren Shops importieren. Weitere Informationen finden Sie unter Import von Daten.

Wie lege ich einen neuen Datensatz an?

Das Im- und Exportieren von Daten ist vor allem nützlich, um eine Vielzahl von neuen Daten einzupflegen, ohne sie alle einzeln im Administrationsbereich eingeben zu müssen.

Jeder Datensatz (zum Beispiel jedes Produkt) wird in einer eigenen Zeile dargestellt. Kopieren Sie am besten eine bereits bestehende Zeile und fügen Sie sie am Ende der Tabelle ein. Wählen Sie hierfür möglichst einen bestehenden Datensatz aus, der dem neuen relativ ähnlich ist und mit ihm Werte teilt. So haben Sie eine Vorlage und müssen weniger Daten von Hand eingeben.

Die wichtigste Spalte ist immer der Bezeichner „[Alias]“: Jeder Datensatz (also jede Zeile) muss einen individuellen Bezeichner haben. Anhand des Bezeichners wird auch überprüft, ob es einen Datensatz schon gibt oder nicht.

Was gibt es bei der Bearbeitung verschiedener Elemente zu beachten?

Für manche Arten von Exportdateien gibt es Besonderheiten zu beachten:

Produkte

  • Beachten Sie, dass beim Import von Produkten auch der Lagerbestand mit importiert wird. Um das zu verhindern löschen Sie die entsprechende Spalte in der Datei.

Kategorien

  • Für das Anlegen neuer Kategorien sind folgende Spalten Pflicht:
    • "[Alias]"
    • "[Class]"
  • Befindet sich in der Spalte „[Parent]“ kein Eintrag, werden die entsprechenden Elemente direkt unter der Startseite eingeordnet.

Kategorie-Produkt-Zuweisung

  • Die Datei enthält lediglich Informationen darüber, welchen Kategorien die Produkte zugeordnet sind.
  • Die in dieser Datei genannten Produkte und Kategorien müssen in Ihrem Shops vorhanden sein. Nicht vorhandene Produkte und Kategorien werden also nicht durch den Import angelegt.

Produkttypen

  • Die Datei enthält nicht nur die Produkttypen Ihres Shops, sondern auch die dazugehörigen Attribute und deren Werte.  

Kunden

  • In den Spalten „[BillingAddress.Country]“ und „[ShippingAddress.Country]“ ist das Land nicht im Klartext angegeben, sondern als Ländercode (z. B. DE für Deutschland oder GB für Großbritannien). Alle Ländercodes finden Sie auf dieser Liste aller Ländercodes.

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