Voor bepaalde gebeurtenissen verzendt uw winkel een e-mail naar u of uw klanten.
Uw klanten kunnen bijvoorbeeld deze automatische e-mails ontvangen:
- Bevestiging dat de bestelling ontvangen is
- Een bestelling is verzonden
Voorbeelden van e-mails die u automatisch kunt ontvangen als beheerder:
- Het minimale voorraadniveau van een product is bereikt
- Een product in uw winkel is uitverkocht
In de meeste gevallen kunt u zelf instellen voor welke gebeurtenissen welke e-mail moet worden verzonden. Daarnaast kunt u de tekst van deze e-mails bewerken, bepalen wie hem moet ontvangen en wat het adres van de afzender moet zijn.
Voor de meeste e-mails is er een standaardtekst ingevuld die u niet hoeft te veranderen. Een belangrijke uitzondering daarop is de e-mail die klanten ontvangen met de bevestiging dat de bestelling ontvangen is. Juridisch gezien kan het nodig zijn dat u uw algemene voorwaarden en het herroepingsrecht hiervoor toevoegt.
Specificeren voor welke gebeurtenissen mijn winkel een e-mail verzendt
1. Navigeer in de zijbalk op de administratiepagina naar Instellingen → E-mailgebeurtenissen.
2. Selecteer bovenaan de pagina of u de E-mails aan uw klanten of Uw e-mailmeldingen wilt bewerken.
3. De tabel eronder geeft de e-mailgebeurtenissen weer. Selecteer 
als u meer informatie wilt zien over de individuele gebeurtenis.
4. In de kolom Actief aan de rechterkant kunt u selecteren of uw winkel een e-mail moet verzenden wanneer deze gebeurtenis zich voordoet.
5. Selecteer Opslaan.
Hoe bewerk ik de tekst, afzender en ondertekening van de e-mails die mijn winkel verzendt?
1. Navigeer in de zijbalk op de administratiepagina naar Instellingen → E-mailgebeurtenissen.
2. Selecteer bovenaan de pagina of u de E-mails aan uw klanten of Uw e-mailmeldingen wilt bewerken.
3. De tabel eronder geeft de e-mailgebeurtenissen weer. Selecteer als u meer informatie wilt zien over de individuele gebeurtenis. Selecteer de e-mailgebeurtenis die u wilt bewerken.
4. Selecteer Bewerken naast Van als u de afzender voor deze e-mailgebeurtenis wilt veranderen. Voer hier de gewenste naam en adres van de afzender in. U kunt er ook voor kiezen om het specifieke adres voor toekomstige e-mailgebeurtenissen te gebruiken. Selecteer vervolgens Toepassen.
5. Voor e-mails die bestemd zijn voor uw bezoekers kunt u het e-mailadres van de ontvanger niet wijzigen. Het meest recente e-mailadres van de gebruiker wordt altijd gebruikt. Maar voor e-mails die aan u gestuurd worden, kunt u de ontvanger wel veranderen door de koppeling voor Bewerken te selecteren naast Aan. Voer hier de gewenste naam en adres van de ontvanger in. Selecteer vervolgens Toepassen.
6. Moet de e-mail niet alleen naar de opgegeven ontvanger verzonden worden, maar ook naar andere adressen? In dat geval kunt u extra ontvangers opgeven onder Kopiëren / Blinde kopie. De ontvangers die onder Blinde kopie worden opgegeven, zijn niet zichtbaar voor andere ontvangers.
7. Als u het onderwerp van de e-mail wilt aanpassen, kunt u het veld Onderwerp bewerken.
8. De tekst van de e-mail wordt weergegeven onder het veld Onderwerp. Elke e-mail heeft een hoofdtekst die niet bewerkt kan worden. Maar u kunt wel de andere delen van de e-mail die in kaders staan bewerken.
De ondertekening onderaan is een speciale functie. Als u de ondertekening wijzigt, wordt die wijziging doorgevoerd in alle e-mailgebeurtenissen in de geselecteerde taal. De ondertekening wordt alleen gebruikt in e-mails die aan uw klanten worden verzonden, niet in de e-mails aan uzelf.
9. Selecteer Opslaan.
10. Indien nodig kunt u een testmail aan uzelf verzenden om te verifiëren hoe de e-mail eruitziet. Selecteer hiervoor Testmail verzenden.
Plaatsvervangers gebruiken in e-mails
U kunt in de onderwerpregel en tekst van e-mails ook plaatsvervangers invoegen die automatisch vervangen worden door specifieke gegevens. U kunt bijvoorbeeld een plaatsvervanger toevoegen voor de klantnaam of het bestelnummer.
- Om een plaatsvervanger te gebruiken voor het Onderwerp, selecteert u Plaatsvervanger invoegen naast het onderwerpveld.
- Om een plaatsvervanger te gebruiken in een tekstveld, selecteert u Plaatsvervangers bovenaan het tekstveld.
Documenten bijvoegen bij e-mails
Aan bepaalde e-mails kunt u automatisch documenten in pdf-formaat toevoegen, zoals uw Algemene voorwaarden. Navigeer naar Instellingen → E-mailgebeurtenissen, open het tabblad E-mailbijlagen en geef aan welke documenten bijgevoegd moeten worden bij welke e-mails. De juridische documenten worden automatisch gegenereerd vanuit uw juridische pagina’s. Houd er rekening mee dat u een e-mailgebeurtenis moet activeren, voordat u documenten kunt bijvoegen.